Automatyczny System Analizy Ankiet (ASAA) to system w chmurze, który zamienia papierowe ankiety pacjentów w gotowe raporty i wykresy. Technologia OCR odczytuje wypełnione formularze ze skanera,
a Pełnomocnik ds. Jakości otrzymuje czytelne wyniki i dokumentację gotową do oceny jakości oraz audytów akredytacyjnych – bez przepisywania danych do arkuszy.
Zamiast tygodni pracy nad wprowadzaniem ankiet do Excela, wyniki badania satysfakcji masz w kilkanaście minut. To krótszy czas reakcji na uwagi pacjentów i twarde dane do raportów jakościowych.
Zobacz jak ASAA automatyzuję pracę z danymi w szpitalu
Umów bezpłatną prezentację. Pokażemy na żywo, jak wygląda droga od wydrukowanej ankiety do gotowego raportu jakości.
ASAA powstał z myślą o publicznych i dużych placówkach, które cyklicznie badają satysfakcję pacjentów i jakość świadczonych usług medycznych – szpitalach wojewódzkich, specjalistycznych, powiatowych i klinicznych oraz dużych centrach medycznych.
Z systemu najwięcej korzystają osoby odpowiedzialne za jakość:
Przepisywanie wyników z papierowych formularzy do arkuszy kalkulacyjnych to metoda powolna
i podatna na błędy. Angażuje wykwalifikowany personel w pracę odtwórczą, zamiast w analizę wniosków, których realnie potrzebuje placówka.
Gdy Pełnomocnik ds. Jakości spędza dni na wpisywaniu danych, wydłuża się droga od wypełnionej ankiety do gotowej statystyki. Reakcja na uwagi pacjentów przychodzi z opóźnieniem,
a przygotowanie dokumentacji do audytu staje się obciążeniem. Automatyczne skanowanie z OCR skraca ten obieg, obniża koszty i pozwala badać satysfakcję częściej oraz na bieżąco monitorować skutki wdrożonych zmian.
Najłatwiej pokazać to na liczbach. Przyjmijmy, że w jednym cyklu badania satysfakcji oddział zbiera 500 wypełnionych ankiet, a każdy formularz ma kilkanaście pytań. Ręczne przepisanie jednej ankiety do arkusza zajmuje średnio 3–4 minuty – to ok. 25–33 godzin pracy jednej osoby przy jednym badaniu. Ten sam zestaw skanów ASAA przetwarza w kilkanaście minut, a wynik od razu trafia do raportu.
To wyliczenie ma charakter poglądowy – realne wartości zależą od liczby ankiet i pytań, ale skala oszczędności pozostaje podobna. W praktyce oznacza to:
Wdrożenie ASAA przekłada się na konkretne efekty w codziennej pracy osoby odpowiedzialnej za jakość:
Placówki najczęściej wybierają jeden z trzech sposobów zbierania opinii. Poniższe porównanie pokazuje, dlaczego w warunkach szpitalnych system analizy ankiet pacjentów w szpitalu oparty na papierze i OCR sprawdza się lepiej niż samo ręczne przepisywanie czy ankiety online.
Kryterium | Ręczne przepisywanie | Ankiety online | ASAA (papier + OCR) |
|---|---|---|---|
Czas do gotowego raportu | Dni, czasem tygodnie | Krótki | Kilkanaście minut
|
Forma dla pacjenta | Papier | Link / urządzenie | Papier |
Zwrot od osób starszych i hospitalizowanych | Wysoki | Niski (wykluczenie cyfrowe) | Wysoki |
Ryzyko błędu w danych | Wysokie | Niskie | Niskie |
Audytowalność (data wydruku, archiwum) | Ograniczona | Ograniczona | Pełna |
Koszt pracy personelu | Wysoki | Niski | Niski |
Anonimowość i zgodność z RODO | Zależna od procesu | Zależna od narzędzia
| Wbudowana |
Kluczowa różnica w warunkach szpitalnych: ankieta papierowa dociera do pacjentów, którzy nie wypełniliby formularza online – w tym osób starszych i hospitalizowanych. ASAA zachowuje tę dostępność, jednocześnie eliminując ręczne przepisywanie wyników.
Wybierając oprogramowanie do ankiet dla szpitala, warto wiedzieć, czego popularne metody nie zapewniają. Narzędzia online i kioski zbierają dane tylko od pacjentów, którzy sami wejdą w interakcję z ekranem – pomijają osoby starsze i leżące na oddziale. Agencja badawcza przeprowadzi badanie, ale zlecasz je na zewnątrz, tracąc kontrolę nad danymi i ponosząc koszt każdej zmiany. ASAA jako jedyne w tym zestawieniu automatycznie odczytuje (OCR) wypełnione papierowe ankiety – łączy zasięg papieru przy łóżku pacjenta z szybkością analizy znaną z narzędzi cyfrowych.
Szybkie, ale wykluczają pacjentów bez urządzeń lub chęci wypełniania formularza.
Feedback na miejscu, lecz wymagają sprzętu, krótkich ankiet i nie docierają do łóżka pacjenta.
Gotowa metodologia, ale wyższy koszt i brak pełnej kontroli nad procesem oraz danymi.
Automatyczny odczyt papieru (OCR), pełna kontrola, dowolna długość ankiety i gotowość do akredytacji.
W warunkach szpitalnych ankieta papierowa zbiera więcej rzetelnych odpowiedzi niż formularz online. Pacjent wypełnia ją od razu – przy łóżku, na oddziale lub przy wypisie – bez logowania, instalowania aplikacji czy podawania adresu e-mail. Dzięki temu badanie obejmuje także osoby starsze i hospitalizowane, które rzadko korzystają z ankiet cyfrowych. Efekt to wyższy wskaźnik zwrotu i bardziej reprezentatywne wyniki, a ASAA dokłada do tego szybkość analizy zarezerwowaną dotąd dla kanału online.
ASAA nie jest modułem wbudowanym w jeden system medyczny i nie wymaga jego wymiany ani zakupu konkretnego oprogramowania. Działa obok dotychczasowej infrastruktury — wykorzystuje skaner, który już masz (protokół TWAIN), i pracuje niezależnie od tego, na jakim systemie HIS funkcjonuje placówka. To istotna różnica wobec rozwiązań dostępnych wyłącznie jako dodatek do określonego oprogramowania:
Wdrażasz ASAA bez ingerencji w działające systemy szpitalne.
Unikasz vendor lock-in typowego dla modułów wbudowanych w konkretny system.
Standard TWAIN obsługuje ponad 90% skanerów na rynku, więc najczęściej nie kupujesz dodatkowych urządzeń.
Systematyczne badanie opinii pacjentów to dziś nie tylko dobra praktyka, ale i obowiązek wynikający z przepisów. Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta nakłada na podmioty lecznicze obowiązek prowadzenia wewnętrznego systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem. Jakość mierzona jest w trzech obszarach – klinicznym, konsumenckim i zarządczym
– a wynik opinii pacjentów należy do wskaźników obszaru konsumenckiego.
Akredytacja szpitali
W Programie Akredytacji prowadzonym przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia (CMJ) badanie satysfakcji pacjenta jest jednym ze wskaźników ocenianych przez wizytatorów. We wrześniu 2024 r. Minister Zdrowia ogłosił nowe standardy akredytacyjne dla szpitali, według których CMJ prowadzi przeglądy w nowej procedurze.
Dowód dla audytora
ASAA gromadzi ustrukturyzowane, datowane raporty oraz rejestruje datę utworzenia i wydruku szablonu - to spójna, weryfikowalna dokumentacja ciągłego monitorowania jakości.
Zgodność z RODO
Badania prowadzone są anonimowo - system zbiera odpowiedzi bez przypisywania ich do konkretnego pacjenta, co ułatwia bezpieczne przechowywanie danych i utylizację dokumentacji papierowej.
Szczególnie istotny jest kierunek wyznaczony przez CMJ: od 1 lipca 2025 r. to Centrum odpowiada za połączenie ankiet pacjenckich w jedną, wspólną metodologię badania opinii. Dla działu jakości oznacza to potrzebę narzędzia, które sprawnie zbierze i przetworzy dane w spójnym standardzie. ASAA już dziś digitalizuje i analizuje ankiety papierowe, a docelowo planujemy integrację z narzędziem CMJ, aby badania prowadzone w placówce były w pełni zgodne z tą metodologią.
Dzięki temu system analizy ankiet pacjentów w szpitalu wspiera placówkę nie tylko operacyjnie, lecz także w wykazaniu zgodności z wymogami ustawowymi i standardami akredytacyjnymi.
W wizualnym kreatorze tworzysz formularz dopasowany do oddziału (inne pytania dla SOR, inne dla położnictwa). Nie potrzebujesz wsparcia działu IT ani wiedzy programistycznej.
Ankietę drukujesz bezpośrednio z systemu, z logotypem i nazwą placówki. System zapisuje datę utworzenia i wydruku.
Skaner łączy się z systemem przez standard TWAIN (obsługuje go ponad 90% urządzeń na rynku), a OCR w czasie rzeczywistym odczytuje zaznaczone odpowiedzi.
Dane trafiają do modułu podsumowań jako wykresy i statystyki. Raport eksportujesz do Excela jednym kliknięciem.
System działa w modelu chmurowym (SaaS) jako oprogramowanie na stacjach roboczych zintegrowane ze skanerem. Dział IT nie musi budować ani utrzymywać własnej infrastruktury serwerowej, a stałą pracę systemu zabezpiecza umowa serwisowa (SLA).
Chcesz zobaczyć, jak to wygląda dla Twojego szpitala?
Badania satysfakcji prowadzisz anonimowo, a dane pozostają pod kontrolą placówki:
Możliwości systemu wykraczają poza obowiązkowe badania satysfakcji pacjentów. W tym samym narzędziu zaprojektujesz i szybko zdigitalizujesz dowolne formularze wewnętrzne:
Dzięki temu jedno narzędzie wspiera ocenę jakości w wielu obszarach placówki i pomaga racjonalizować koszty usług niemedycznych.
ASAA udostępnia gotowe, podstawowe wzory ankiet – w tym ankietę satysfakcji pacjenta oraz badanie doświadczeń i opinii pacjenta – które dostosujesz do swojej placówki i poszczególnych oddziałów.
W jednym narzędziu zaprojektujesz różne rodzaje formularzy i dopasujesz je do oddziału oraz celu badania:
Przykładowe pytania w ankiecie satysfakcji pacjenta: „Jak oceniasz czas oczekiwania na przyjęcie?”, „Czy personel w zrozumiały sposób informował Cię o stanie zdrowia i leczeniu?”, „Jak oceniasz czystość oddziału?”. Pytania mogą być zamknięte (skala, wielokrotny wybór) lub otwarte.
Częstotliwość zależy od polityki jakości placówki i wymogów akredytacyjnych. Przy automatycznej analizie badania można prowadzić cyklicznie – na przykład kwartalnie lub w trybie ciągłym – bez istotnego obciążania personelu.
Ankieta papierowa dociera do pacjentów, którzy nie wypełniliby formularza online – w tym osób starszych i hospitalizowanych – co zwiększa reprezentatywność wyników. ASAA łączy tę dostępność z szybką, automatyczną analizą danych z OCR.
Model SaaS i komunikacja ze skanerem przez protokół TWAIN sprawiają, że uruchomienie jest szybkie i nie wymaga budowy infrastruktury serwerowej. Dokładny zakres i harmonogram ustalamy podczas prezentacji w placówce.
Tak. Badania prowadzone są anonimowo, a dane gromadzone bez identyfikacji pacjenta, zgodnie z RODO. Po zeskanowaniu papierowe formularze zyskują cyfrowy odpowiednik i mogą zostać bezpiecznie zutylizowane.
Tak. Moduł OCR automatycznie odczytuje i digitalizuje dane z ręcznie wypełnionych formularzy papierowych, zeskanowanych skanerem zgodnym z protokołem TWAIN.
Nie. Dane pozostają w wydzielonej, zabezpieczonej strukturze systemu. W każdej chwili wyeksportujesz kompletny raport do pliku Excel (.xlsx) i wykorzystasz go w innych narzędziach.
Nie. Moduł skanowania komunikuje się ze sprzętem przez uniwersalny protokół TWAIN, obsługiwany przez ponad 90% skanerów na rynku. Najczęściej wystarcza sprzęt, który już masz – to obniża koszt wdrożenia.
Nie. Formularze tworzysz w wizualnym kreatorze: definiujesz pytania, wgrywasz logotyp i przypisujesz ankietę do oddziału. Nie potrzebujesz wsparcia technicznego.
Tak. Ordynator analizuje wyniki swojego oddziału, a dział jakości i dyrekcja widzą zagregowane statystyki z całej placówki.
Co dalej?
To nie technologie są złe, a sposób ich wdrażania.
Dlatego skupiamy się na, jak najlepszym wdrożeniu rozwiązań,
które są dopasowane do potrzeb i możliwości naszych klientów.