Automatyczny System Analizy Ankiet (ASAA) to system w chmurze, który zamienia papierowe ankiety respondentów w gotowe raporty i wykresy. Technologia OCR odczytuje wypełnione formularze ze skanera,
a Pełnomocnik ds. Jakości otrzymuje czytelne wyniki i dokumentację gotową do oceny jakości oraz audytów akredytacyjnych – bez przepisywania danych do arkuszy.
Wypełnione kwestionariusze skanuje się stosem w jednej sesji. Odpowiedzi zamknięte są odczytywane automatycznie, odpowiedzi otwarte trafiają do przeglądu jako wycinki skanu, a wyniki można od razu porównywać i eksportować do pliku CSV.
Sprawdź jak automatyczna analiza usprawni badania ankietowe
Umów bezpłatną prezentację. Pokażemy na żywo, jak wygląda droga od wydrukowanej ankiety do gotowego raportu
ASAA, czyli Automatyczny System Analizy Ankiet, zmienia pracę wszystkich osób zaangażowanych w projekt PAPI. Każda z nich odczuwa ręczny proces na swój sposób, dlatego korzyści wyglądają różnie w zależności od roli:
Oznacza to, że zmienia się charakter pracy działu przetwarzania danych, a nie jego skład. W ręcznym procesie zespół poświęca większość czasu na wpisywanie odpowiedzi z każdego kwestionariusza. Z ASAA odpowiedzi zamknięte odczytuje system, a ludzie sprawdzają tylko dokumenty oznaczone do weryfikacji i porządkują odpowiedzi otwarte. Ci sami pracownicy przestają przepisywać dane i zaczynają kontrolować ich jakość, bez dodatkowych etatów i bez przekazywania kwestionariuszy zewnętrznym firmom.
Ręczne przepisywanie kwestionariuszy jest czasochłonne i generuje błędy, które później trzeba wychwytywać podwójnym wprowadzaniem lub szukaniem źródłowych arkuszy. Trudno uzasadnić pozostawanie przy tej metodzie, skoro odczyt zaznaczeń można dziś zautomatyzować. Ręczna praca ogranicza się wtedy do sprawdzenia dokumentów, które system sam oznaczy jako niepewne. Poniżej zestawienie typowych problemów i tego, co zmienia w nich ASAA:
Słaby punkt ręcznego procesu | Co zmienia ASAA |
|---|---|
Paczki z terenu czekają w kolejce do wprowadzenia | Kwestionariusze skanuje się stosem w jednej sesji, a wyniki są dostępne od razu po odczycie |
Błędy przepisywania: literówka, zła kolumna, przesunięty wiersz | Odpowiedzi zamknięte są odczytywane automatycznie, bez wpisywania przez operatora |
Podwójne wprowadzanie części próby, aby wychwycić błędy | Każdy skan dostaje status, a dokumenty niepewne trafiają do sprawdzenia |
Szukanie źle wpisanego kwestionariusza w kartonach | Skany, statusy i podsumowania są przechowywane razem |
Przepisywanie odpowiedzi otwartych przed kodowaniem | Wycinki skanu do przeglądu i porządkowania za pomocą kategorii |
Wydajność działu zależna od liczby operatorów | Zespół skanuje i kontroluje zamiast wpisywać każdą odpowiedź |
Wszystkie problemy z tabeli mają wspólne źródło: ręczne wprowadzanie danych między powrotem kwestionariuszy z terenu a gotową bazą. Skanowanie kwestionariuszy PAPI automatyzuje właśnie ten etap. Agencja odzyskuje dzięki temu czas, który dotąd zajmowało przepisywanie, i może przeznaczyć go na analizę oraz raport dla zamawiającego.
W przetargach i zapytaniach ofertowych agencje konkurują nie tylko ceną, ale też terminem realizacji i sposobem kontroli jakości danych. Agencja, która nie musi rezerwować w harmonogramie kilku dni lub tygodni na wprowadzanie danych, może zaproponować krótszy termin oddania raportu. Może też przyjąć kolejny projekt PAPI bez dodatkowych etatów. Statusy skanów, przechowywane razem ze skanami, są przy tym konkretnym argumentem w opisie procedur kontroli danych.
Przy ręcznym wprowadzaniu trudno o taką elastyczność, bo tempo pracy zależy od liczby dostępnych osób, a jakość danych od ich uważności. Automatyczny odczyt w dużej mierze uniezależnia jedno i drugie od obsady działu. W praktyce agencja może:
Skanowanie kwestionariuszy z badań w ASAA opiera się na tym, że każdy etap pracuje na tym samym badaniu. Proces składa się z czterech kroków:
Automatyczny odczyt jest możliwy, bo kwestionariusz standaryzowany ma stały układ pytań i pól odpowiedzi, a system zna jego wzorzec z etapu projektowania.
Odpowiedzi otwarte trafiają do przeglądu jako wycinki skanu. Koder przegląda je w aplikacji i porządkuje treści za pomocą kategorii, a odpowiedzi zamknięte i otwarte pozostają dostępne w jednym podsumowaniu badania.
Uporządkowane wyniki można w każdej chwili wyeksportować do pliku CSV i przekazać do dalszej analizy w narzędziu, z którego korzysta zespół.
Respondent wypełnia kwestionariusz na papierze, więc nie podaje adresu e-mail ani nie loguje się do żadnego systemu. Po stronie agencji dostęp do danych jest uporządkowany w następujący sposób:
W badaniach ankietowych realizowanych na papierze agencja może przepisywać kwestionariusze ręcznie, przenieść część badań do internetu albo skanować arkusze. Różnice wyglądają następująco:
Kryterium | Ręczne przepisywanie | Ankiety online (CAWI) | ASAA |
|---|---|---|---|
Czego potrzebuje respondent | Kartki i długopisu | Telefonu, komputera lub tabletu | Kartki i długopisu |
Wprowadzanie odpowiedzi | Ręczne, pytanie po pytaniu | Automatyczne | Automatyczne, po zeskanowaniu |
Odpowiedzi otwarte | Przepisywane albo pomijane | Wpisywane przez respondenta | Wycinki skanu do przeglądu i kategoryzacji |
Kontrola błędów | Zależy od uważności osoby przepisującej | Nie dotyczy | Statusy skanów i lista dokumentów do sprawdzenia |
Podsumowania i eksport | Budowane ręcznie w arkuszu | Wbudowane | Wbudowane, eksport do CSV |
Przeniesienie badania do internetu rozwiązuje problem tylko tam, gdzie pozwala na to metodologia. W badaniach audytoryjnych, dzienniczkach czy przy wymogu PAPI w zamówieniu papier zostaje i właśnie tę część portfela projektów obsługuje ASAA.
Jeśli agencja realizuje projekty wyłącznie metodami CAPI, CATI i CAWI albo przetwarza papierowe kwestionariusze sporadycznie i w małej skali, skanowanie kwestionariuszy PAPI nie przyniesie korzyści uzasadniających wdrożenie. ASAA ma sens tam, gdzie PAPI jest stałą częścią portfela projektów.
ASAA to aplikacja desktopowa dla systemu Windows. Wdrożenie obejmuje instalację na stanowiskach, uruchomienie systemu i szkolenie personelu, który będzie projektował kwestionariusze, skanował arkusze i sprawdzał odczyty.
Ten sam system wykorzystywany jest także w placówkach medycznych, jako system analizy ankiet pacjentów w szpitalu.
Nie. Skanowanie kwestionariuszy dotyczy badań realizowanych na papierze, czyli metodą PAPI. W tym badań audytoryjnych i dzienniczków. Projekty prowadzone metodami CAPI, CATI i CAWI od początku zbierają dane cyfrowo i nie wymagają skanowania. Największą korzyść skanowanie daje w projektach z dużą liczbą kwestionariuszy i powtarzalnym układem pytań, np. w kolejnych falach badań panelowych, gdzie ten sam kwestionariusz wraca w każdej fali.
Kwestionariusz projektuje się w aplikacji ASAA i zapisuje jako gotowy do druku plik PDF. Każda wydrukowana strona ma kod QR, dzięki któremu system po zeskanowaniu rozpoznaje, do którego badania, jednostki i strony należy arkusz. Treść kwestionariusza przygotowanego przez zamawiającego przenosi się więc do aplikacji przed drukiem, tak aby arkusze wracające z terenu były gotowe do automatycznego odczytu.
Każdy skan dostaje czytelny status. Arkusze odczytane poprawnie trafiają od razu do wyników, a dokumenty niepewne, np. z niewyraźnym zaznaczeniem, są oznaczane do sprawdzenia. Osoba sprawdzająca jednym spojrzeniem potwierdza albo poprawia odczyt. Skany, statusy i podsumowania są przechowywane razem, więc kontrola nie wymaga sięgania po papierowe arkusze.
Nie. System rozpoznaje każdy arkusz po kodzie QR i sam przypisuje go do właściwego badania, jednostki i strony, więc nie trzeba niczego wskazywać ręcznie. Wystarczy zeskanować stos wypełnionych kwestionariuszy w jednej sesji. Paczki wracające z terenu można więc skanować w kolejności przyjęcia, bez wcześniejszego rozdzielania ich według projektów czy wersji. Ułatwia to pracę w okresach, gdy z terenu wraca wiele paczek jednocześnie.
Każdy skan dostaje status. Arkusze odczytane poprawnie trafiają od razu do wyników, a dokumenty niepewne, np. z niewyraźnym zaznaczeniem, są oznaczane do sprawdzenia. Osoba sprawdzająca jednym spojrzeniem potwierdza albo poprawia odczyt. Dzięki temu kontrola obejmuje tylko dokumenty wymagające uwagi, a nie wszystkie zeskanowane kwestionariusze. Operatorzy, którzy wcześniej wprowadzali dane, zajmują się właśnie tą weryfikacją zamiast przepisywania.
Odpowiedzi otwarte trafiają do przeglądu jako wycinki skanu. Koder przegląda je w aplikacji i porządkuje treści za pomocą kategorii, bez przepisywania ich do arkusza. Odpowiedzi zamknięte i otwarte pozostają dostępne w jednym podsumowaniu badania. Etap przepisywania odpowiedzi otwartych, który w ręcznym procesie poprzedza kodowanie, przestaje być potrzebny. Koder pracuje na obrazie odpowiedzi zapisanej przez respondenta, a nie na jej przepisanej wersji.
Uporządkowane wyniki eksportuje się do pliku CSV, który można przekazać do dalszej analizy w narzędziu wykorzystywanym przez zespół. Eksport jest dostępny w każdej chwili, więc dane można pobrać np. po zeskanowaniu kolejnej partii kwestionariuszy, bez czekania na zakończenie całego projektu. Zespół analityczny może wtedy wcześniej sprawdzić rozkłady odpowiedzi i przygotować plan analizy. Format CSV obsługuje większość programów analitycznych.
Do ASAA loguje się każdy użytkownik indywidualnie i widzi wyłącznie dane swojej organizacji. Wyniki są przypisane do konkretnego badania, a w jego obrębie do jednostki lub projektu, dla którego wydrukowano kwestionariusze. Zestawienia dla całego badania i dla pojedynczej jednostki powstają z tych samych danych, bez ręcznego sortowania. Wyniki projektów różnych zamawiających pozostają więc rozdzielone na poziomie badań.
Ręczne wprowadzanie danych przez lata było standardem, ale dziś ten etap realizacji badania można zautomatyzować. Agencje, które wprowadzają skanowanie kwestionariuszy PAPI, eliminują kosztowną i obarczoną ryzykiem błędu ręczną pracę. Ten sam zespół pracuje wtedy efektywniej, a czas dotąd poświęcany na przepisywanie trafia do analizy.
Zespół Coongi wspiera osoby zarządzające agencjami w tej zmianie. Rozmowa zaczyna się od obecnego obiegu kwestionariuszy: gdzie powstają opóźnienia, ile pracy pochłania wprowadzanie i podwójna weryfikacja danych, które projekty wracają cyklicznie. Na tej podstawie Coongi wskazuje, które czynności można przenieść do ASAA i planuje wdrożenie: instalację na stanowiskach, uruchomienie systemu i szkolenie zespołu.
Aby umówić rozmowę o usprawnieniu procesów w agencji, wystarczy zostawić dane kontaktowe w formularzu.